Wie sinnvoll ist Taggen im Intranet?

31. März 2011
Wie sinnvoll ist Taggen im Intranet?

Frank Wolf griff in seinem Blog besser20 das Thema Tagging von Intranet Inhalten durch Nutzer – also Folksonomien auf und fragte nach der Meinung seiner Leser zu dem Thema. Die wesentliche Frage von Frank ist, ob Tagging, insbesondere manuelles Tagging der Inhalte im Intranet als zentrales Ordnungskriterium tauglich sind. Das möchte ich gern aufgreifen und meine Sicht darstellen.
Zunächst einmal generell zum Thema Tags und Metadaten im allgemeinen. Ich sehe diese ergänzenden Daten als unerlässliches Ordnungskriterium für unstrukturierten Content. Das Problem existiert sowohl im Internet als auch im Intranet. Unstrukturierter Content lässt sich nicht sinnvoll erschließen. Klar, es gibt Suchmaschinen, die hier ansetzen und meist die Lösung des Problems versprechen. Im Internet funktioniert das meist auch, ich finde in der Regel recht schnell sinnvolle Ergebnisse. Warum ist das so? Im Internet werden die Inhalte, die weit vorn in der Trefferliste platziert sind manuell optimiert (SEO) und dabei werden wieder, wenn auch indirekt, strukturierte Daten benötigt (Keyword-Optimierung). Im Intranet macht das niemand, deshalb ist die Suche auch meist schlecht. Hinzu kommt, dass ich im Intranet oft eine gewisse Erwartungshaltung zu den Ergebnissen habe (“Ich weiss, es gibt ein Dokument zu dem Thema”), das ist bei Internet Suchen meist nicht der Fall. Zurück zu Tags und Metadaten. Ich brauche diese ergänzenden Daten, um Inhalte zu finden bzw. eine strukturierte Einschränkung des Ergebnisses nach einer unscharfen Suche zu ermöglichen. Diese Daten können aus zwei Quellen kommen. Vom Menschen, der die Daten während er Erstellung von Dokumenten erfasst oder von semantischen Systemen, die das Dokument nach dessen Erstellung analysieren. Beide Varianten haben, wie fast alles im Leben, Vor- und Nachteile. Eine manuelle Erfassung scheitert meist daran, dass Metadaten nicht oder nicht konsequent erfasst werden und diese sehr unterschiedlich erfasst werden (gleiche Begriffe für verschiedene Themen, verschiedene Begriffe für gleiche Themen, zu generische Begriffe etc.). Eine automatische Verschlagwortung hilft dabei, kann aber in der Regel keine 100%ige Genauigkeit garantieren.
Wenn man das Thema Daten und Zugriff auf Daten wirklich ernst nimmt, kommt man meiner Meinung nach nicht um ein dreistufiges System herum:

  • Vorgaben für die Datenstrukturierung (im Sinne von Taxonomien, Wörterbüchern etc.) 
  • Automatische Metadaten-Extraktion nach Erstellung eines Dokumentes, nahtlos eingebettet in den Erstellungs- und Bearbeitungsworkflows
  • darauf aufgesetztes Qualitätsmanagement durch den Autor des Dokumentes, der Metadaten korregiert und ergänzt

Ein wichtiges Erfolgskriterium ist, dass das Taggen nahtlos in den Workflow eingebettet ist und Automatismen und Korrekturen im Hintergrund reibungslos funktionieren. Für unser eigenes Produkt beycoo bieten wir z.B. ein Plugin für den Sharepoint Server, damit Dokumente und neue Weiten automatisch während des Einstellens vertaggt und diese Tags dem Nutzer dann in einer Übersicht angezeigt werden.

Ein reiner Folksonomie-basierter Ansatz funktioniert im Intranet meiner Meinung nach nicht. Im Internet funktioniert das auch nur wenn eine große Anzahl an Nutzern die Seite bzw. die Dokumente nutzt und so eine ausreichend große Masse an aktiven Nutzern vorhanden ist oder der Nutzer einen eigenen Vorteil vom Taggen hat (bspw. SEO). Da beides im Intranet in den meisten Fällen nicht gegeben ist, müssen hier andere Konzepte greifen.

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