Microsoft Flow – ein applikationsübergreifendes Workflow Tool

18. Mai 2016
Mit Flow hat Microsoft eine IFTTT Applikation vorgestellt, die das tägliche Arbeiten erleichtern soll. IFTTT ist ausgeschrieben „If This Then That“, was bedeutet, dass man sich seinen Workflow über ein UI zusammenklicken und danach gleich publizieren kann.  
 
Dadurch, dass Microsoft in Flow schon mehr als 10 verschiedene Web Applikationen angebunden hat, besitzt das Tool enormes Potential, die Produktivität zu steigern. Ich möchte heute einen kleinen Flow erstellen, der wenn eine neue Email in meinem Outlook zu einem speziellen Projekt ankommt, für diese Email einen neuen Task in einer spezifischen Wunderlist Liste erstellt.
 
Zuerst öffnen wir die Flow Seite von Mircosoft und bekommen eine Auswahl, ob wir einen neuen leeren Flow erstellen wollen oder ein vorhandenes Template nutzen möchten. Microsoft hat schon mehr als 65 Templates mit den verschiedensten Flows erstellt. Man sollte also erstmal schauen, ob nicht ein Flow zu meinen Anforderungen passt.
 
Wir starten mit einem leeren Flow. Dort können wir jetzt als erstes eine Aktion suchen, mit der wir starten wollen. Da wir einen Flow erstellen wollen, der auf eingehende Emails reagiert, fügen wir als erstes das Element „Office 365 Outlook – On new email“ hinzu. 
 
 
Nach dem Hinzufügen müssen wir eine Connection zu dieser Aktion hinzufügen. Ich nutze hier meinen Firmen Office 365 Account. Alle Services, die Microsoft angebunden hat, authentifizieren sich über das OAUTH Protokoll. 
 
Nachdem ich mich angemeldet habe, kann ich meinen Folder auswählen, auf den der Flow reagieren soll. Dort habe ich jetzt die „Inbox“ ausgewählt, da dort meine neuen Emails ankommen.
 
 
Nun soll dieser Step nur auf Emails reagieren, die mit meinem Projekt zu tun haben. Dazu klicken wir in dem „On new email“ Step auf die 3 Punkte unter dem „Folder Path“. Dies öffnet die erweiterten Einstellungen für diese Aktion. Wir tragen nun als „Subject Filter“ das Projekt ein, für das wir neue Wunderlist Tasks erstellen wollen. In meinem Beispiel heißt das Projekt „TestProjekt“. Damit reagiert diese Action auf neue Mails die als Betreff „TestProjekt“ enthalten.
 
 
Danach fügen wir über das „+“ Zeichen eine neue Action hinzu. Diese Action soll die neuen Wunderlist Tasks erstellen. Wir wählen also den Action „Wunderlist – Create a task“ aus. Dort müssen wir uns auch wieder über den Button „Sign in to Wunderlist“ bei Wunderlist anmelden.
 
 
Nach dem Einloggen können wir die Liste auswählen, in der der neue Task erstellt werden soll. Ich wähle dort meine TestProjekt Liste aus. Als Task Titel kann man auch direkt Daten aus vorherigen Steps auswählen. Dort nehmen wir von dem Outlook Step das Element „Subject“. Dies erstellt einen Task mit dem Betreff der Email als Titel.
 
   
 
Nachdem wir alles eingefügt haben, können wir den Flow speichern. Ich speichere diesen unter dem Namen „TestProjekt Wunderlist Task creator“.
 
  
Wenn der Flow gespeichert wurde, kann man den Flow testen. Schreiben wir uns also eine Email mit dem Betreff „TestProjekt“ und eine Fehlermeldung:
 
 
Nachdem die Mail abgesendet wurde und Microsoft Flow die Mail bearbeitet hat, wird in meiner Wunderlist Liste ein neuer Task angelegt:
 
 
Mit Flow hat Microsoft ein gutes Tool geschaffen, um mehrere Welten miteinander zu verbinden. Durch das IFTTT Prinzip ist es kinderleicht, sich seine eigenen Flows zu erstellen, um sich so die tägliche Arbeit zu erleichtern.
 

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